Get Adobe Flash player

PERFORMANCE APPRAISAL : JIKA SISTEM GAGAL, MAKA YANG TERJADI MEMELIHARA KUCING DALAM KARUNG

Ulasan kepada calon peserta workshop (lihat menu workshop) Performanace Management System and Performance Appraisal.

Jika ada contoh kasus dalam suatu perusahaan pegawai/karyawan yang kompeten tapi performancenya jeblok, kemudian kiranya ada juga gak ya, orang yang tidak kompeten tapi ternyata performancenya baik jikalau kita melibatkan factor X dalam hal ini.

Memperhatikan konsep dan metodologi dari Performance Management System, bahwa seorang leedership menjalankan sistem HR yang baik dan benar akan menghasilkan value bagi perusahaannya melalui pegawai/karyawan. Jika sebaliknya sistem yang dijalankan tidak benar maka akan menghasilkan Business an Usually. Jika hal ini terjadi maka secara jangka panjang akan terjadi “kekacauan” dan “ ketidakjelasannya” (performance appraisal dengan memelihara kucing dalam karung) sebaliknya Performance appraisal memberikan value degan tujuan mengimprove dan menghire employee development. Pertanyaannya adalah bagaimana alur knowledge yang harus dilakukan ketika perusahaan menerapkan Performance Appraisal agar tercapai sasaran/value yang diharapkan berdasarkan kesetaraan dan keadilan dalam pencapaian keberhasilan melaksanakan pekerjaan sesuai pada competency dan performance.

Dalam definisi kompetensi kita mengenal istilah behavior. Skills saja belum cukup untuk menampilkan "kompetensi" dalam arti yang utuh. Dalam batasan Manajemen Kinerja (Performance Management), saya memahami bahwa kompetensi itu harus dapat diukur melalui behavior yang juga dapat diartikan harus dapat terukur melalui Performance. Performance mungkin boleh saja kita definisikan sebagai Skills yang terus menerus diunjuk-kerja- kan secara konsisten dalam batasan waktu tertentu.... Konsistensi inilah menjadi salah satu syarat sesuatu disebut kompetensi. Seseorang dengan skills yang baik, dia harus membuktikan bahwa dia harus bisa mempraktekkannya dalam bentuk performance; artinya skills tersebut tetap mampu "menghasilkan" kinerja yg memberikan manfaat buat perusahaan ... hampir dalam setiap sikon ... kondisi senang atau susah, dia tetap mampu membuktikan bahwa skills-nya tetap applied. Skills terbaik ... performance terbaik lebih menunjukkan bahwa kompetensi selayaknya mengukur sesuatu dalam kondisi karyawan telah memberikan & membuktikan apa-apa yang terbaik dari dirinya; dan selayaknya work environment atau sekurang-kurangnya atasan mampu mengkondisikan situasi yang benar-benar positif untuk itu.
Kompetensi itu adalah potensi yang diwujudkan dengan perilaku (aksi), Kompetensi pada dasarnya ada 2 yaitu soft competency dan hard competency. Untuk mengukur kompetensi tersebut dibutuhkan alat ukur masing-masing. Kalau yang competency pada dasarnya tidak banyak diperdebatkan karena alat ujinya lebih riil dengan tes ketrampilan atau pengetahuan (aksi). Sedangkan untuk soft competency ini banyak para pakar ( asal jangan membuat sesuatu yang semakin sukar aja…!) telah banyak membantu membuat kamus-kamus kompetensi dan alat-alat tes nya untuk mengukur soft competency. Dari tes tulis akan bisa dilihat potensi atau kecenderungan perilaku dari seseorang dan untuk memantapkan biasanya dilanjutkan dengan wawancara yang berbasis kompetensi untuk menguatkan. Jadi intinya untuk yang soft competensi itu diukur potensi – kecenderungan perilaku dan pendekatan perilaku yang telah dilakukannya selama ini (aksi masa lalu).  Dari semua tes itu untuk memenuhi standar minimal kompetensi yang dibutuhkan. Dengan harapan nanti bisa menjalankan tugas dengan baik sehingga hasil kinerjanya baik (performance) . Nah biasanya PA itu mengandung 3 unsur yaitu Input ( standar minimal kompetensi ) – Proses ( bagaimana dia menjalankan tugasnya termasuk risk analysis kalau dia manajer ) dan output ( hasil – lagging Indicator ). Jadi key performance indicator nya dilihat dari Input – process ( leading Indicator ) dan output (lagging Indicator).  Jadi hasil dari rekruitmen itu hanya salah satu KPI yang berfungsi sebagai leading indicator aja…! Untuk performance secara keseluruhan ya…lihat aja hasil secara keseluruhan dari KPI Performance Appraisal nya.
Ditempat yang lain bisa beda…gak usah bingung dengan istilah yang penting bisa dieksekusi dan ada hasil yang positif …terus adakan pembelajaran untuk mendapatkan perubahan yang lebih baik..! Analoginya adalah ketika kita merekrut orang, past performance utk memprediksi future performance. Artinya kita merekrut komptensi dia dgn dibuktikan dia perform dimasa lalu utk memprediksi semoga dimasa depan dia akan perform di tempat barunya. Apakah ini berarti kompetensinya ditempat baru itu hanya masih berupa potensi? Sebenarnya saya kurang sependapat bahwa yang gagal memenuhi KPI harus diberhentikan/mengundurkan diri. Perlu diingat saat KPI dibuat biasanya dengan asumsi pada kondisi wajar atau paling tidak melihat kondisi tahun lalu sebagai referensi. Apakah kondisi sebenarnya sesuai dengan asumsi yang dibuat? Biasanya sih tidak. Contohnya pada APBN negara beberapa asumsi harus disesuaikan sesuai dinamika yang terjadi. Demikian juga dengan perusahaan. Selain itu kita juga harus memperhatikan kondisi fundamental bisnis dan hal-hal yang sifatnya controllable atau uncontrollable. Kalau kegagalan itu karena hal yang bersifat fundamental seperti krisis ekonomi atau faktor-faktor yang di luar kendali yang bersangkutan, saya kira wajar untuk tidak menyalahkan yang bersangkutan jika gagal memenuhi KPI. Disini gunanya evaluasi atau penyesuaian KPI. Demikian, silahkan ditambahkan atau dikoreksi...Seperti yang telah saya kemukakan sebelumnya, kompetensi dalam satu bidang kerja itu tidak berdiri sendiri. Kalau kita bicara seorang Marketing Manager, maka kita hanya bisa bicara bahwa ybs memiliki kompetensi sesuai dengan standard, diatas atau masih kurang memenuhi kompetensi yang dipersyaratkan untuk Jabatannya tersebut.Kenapa? Karena dalam penyusunan kompetensi seorang Marketing Manager, kita harus mulai dari perusahaannya. Perusahaan A tentu berbeda dengan perusahaan B tuntutannya untuk standard seorang Marketing Manager termasuk juga mungkin dalam penentuan aspek-aspek yang akan masuk kedalam kamus kompetensinya. Misalnya perusahaan A ingin memasukkan kompetensi komitmen dalam aspek kerja, tetapi perusahaan B merasa tidak perlu. Dengan demikian, saat dilakukan assessment kompetensi, prediksi terhadap kompetensi si Marketing Manager ini cukup menyeluruh, mulai dari aspek Thinking nya, aspek Kinerja /Proses kerja nya dan aspek Relasi /Hubungan Sosialnya. Aspek2 ini juga tentu bisa berubah tergantung kebutuhan perusahaan.Dari nilai kompetensinya, sebagai HRD, kita bisa membuat matriks pengembangan. Misalnya untuk kompetensi komunikasinya masih perlu dikembangkan maka kita berikan training mengenai komunikasi. Tentu ini bisa dilakukan jika pihak perusahaan memang merasa perlu melakukannya. Untuk KPI, tiap perusahaan juga tentu punya kriteria pelaksanaan yang berbeda. Dalam proses pembuatannya, seharusnya KPI ini terjemahan dari visi misi perusahaan, yang dalam pembuatannya tentu harus berjenjang, dari pihak manajemen dulu, kemudian ke pihak manajerialnya dan terus kebawahan masing-masing, sehingga ini dapat memperlihatkan satu kesatuan target kerja yang harus dicapai suatu bagian, dan suatu perusahaan. Ada perusahaan yang menyangkutkan nilai KPI ini dengan kenaikan gaji atau bonus secara langsung, ada yang tidak, ada yang menyangkut kan dengan kenaikan grade atau jabatan, tetapi ada juga yang tidak melakukan apa-apa meskipun karyawannya memiliki nilai KPI yang rendah /dibawah target. Kalau bicara teori, memang tentu semua saling berkesinambungan dan terkait dengan mudah seperti waktu kita sekolah, tetapi sekali lagi memang budaya perusahaan masih sangat berragam dalam mengolah dan memperlakukan hal-hal yang berkaitan dengan produk-produk seperti ini (Penilaian kompetensi, penilaian KPI dll).Bicara kompetensi atau KPI memang akan berbeda dalam situasi seminar /diskusi dengan kondisi saat kita langsung berhadapan dengan klien  dilapangan. Kalau dalam situasi seminar atau diskusi memang dibutuhkan persamaan persepsi berdasarkan teori-teori yang ada, tetapi kalau kita berada di suatu perusahaan, maka kita harus mencari teori yang sesuai dengan kondisi perusahaan tersebut sehingga proses pembentukannya dapat sesuai dan aplicable. Bahwa untuk menentukan KPI beserta pembobotannya penting untuk melibatkan user atau customer (baik internal maupun external customer) atau kita sebut saja the next process. ini penting supaya sasaran tembak tepat (sesuai dengan goal yang ingin dicapai perusahaan dengan peran serta setiap individu di dalam organisasi). beberapa hal yang mungkin dapat saya usulkan untuk penentuan KPI untuk masing-masing individu dalam perusahaan yang telah tersistem adalah

:1. Cascading terlebih dahulu strategi, sasaran, initiative action dan target dari level organisasi(perusahaan) sampai dengan individu

.2. Setelah strategi, sasaran dan target indivudu ditentukan, spread kedalam setiap detail yang ada di job desc. bila dalam jobdesc belum tertampung maka harus ditambahkan dan sebaliknya bila tidak ada dihilangkan.

3. Dari uraian di job desc beserta targetnya kemudian perlu di break down kembali kedalam hal-hal yg lebih teknis (mulai level ini bisa mulai melibatkan user)                                                                       

4. Baru kemudian dibobot sesuai dengan tingkat kepuasan user, strategi perusahaan (pembeda untuk menjadi lebih unggul), culture dan kemampuan oraganisasi5. Untuk selanjutnya perlu direview secara berkala. List hal teknis yang bisa dilakukan bisa saja tetap, ditambah dan dikurangi. De mikianjuga dengan bobotnya bisa ditambahkan, tetap atau dikurangi. Semua bergantung dengan dinamika keingainan user, persaingan usaha dan juga dinamika perusahaan itu sendiri. intinya semua terus berubah.

Last Updated (Wednesday, 08 June 2011 08:45)

 

Add comment


Security code
Refresh

Ir.Hembang Simanjuntak, M.Psi.T

Practice HC & KM (Practice HR AND KM)

News On Facebook

Login



Album

Seminar kor...
Image Detail
Seminar kor...
Image Detail
Seminar kor...
Image Detail
Seminar kor...
Image Detail
Seminar kor...
Image Detail

Categories

Latest Comment

Visitors

free counters